近年來,越來越多的企業(yè)通過年會來鼓舞士氣,提高員工的凝聚力。因此,一個好的年會策劃對企業(yè)來說越來越重要,那么如何做好年會的策劃工作呢?接下來我們就一起來了解一下吧。
年會策劃準(zhǔn)備工作
1、擬定下來年會的所包含內(nèi)容:開幕;領(lǐng)導(dǎo)講話以及年終工作總結(jié);部門依次年終工作匯報;員工頒獎;節(jié)目演出;閉幕;晚宴。所辦含的這些模塊的內(nèi)容匯報至上級領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)批準(zhǔn)后,開始下面的緩解。
2、以郵件或著正式的文件,通知,參與年終會議的人員名單。然后,告知需要出席參加年終匯報的人員,以及各自需要準(zhǔn)備的匯報內(nèi)容格式和詳細(xì)要求,是否需要制作成PPT。約定,這些人員在哪天之前,務(wù)必將完整的匯報報告統(tǒng)一發(fā)布給誰。如果,此時能確定年會的時間和地點,則一并通知;如果尚未定好,則另行專門通知。
3、對各領(lǐng)導(dǎo)、各部門收到的年終會議報告進行初步核查,是否包含統(tǒng)一要求要求的報告項目,指標(biāo)數(shù)據(jù)與財務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)是否一致。并呈遞給公司負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)審閱;將需要重新修改的,反饋給相關(guān)人員做修改之后,在約定的時間內(nèi)再統(tǒng)一收回。
4、通知總經(jīng)理辦公室做好采辦環(huán)節(jié)的工作:按照參會人員數(shù)目,在年會的頭完成水果,茶葉,拉花,獎品,節(jié)目道具,開會用的筆和本等所需會議物品的采辦工作。
5、通知設(shè)備部門,安排,晚于年會開始的提前兩個小時,做好會場中所需投影儀,音響等設(shè)備。在年會開始前兩小時通知秘書部安排會議地點的桌椅、桌牌、水果盤等。
6、如果晚餐在單位食堂舉行,應(yīng)在年會當(dāng)天上午通知后勤部根據(jù)參會人數(shù)制作菜單,并于上午開始晚餐的采購和配料。于年會結(jié)束前兩個小時,開始依次做涼菜,熱菜,湯等。如果晚宴定于酒店內(nèi),則安排專人去酒店點菜。等年會結(jié)束,則通知酒店人員有條不紊的上菜就可以了。
7、通知每個部門于哪天,提報幾個節(jié)目到年會總指揮人員處,分別需要哪些類型的。以便,安排節(jié)目的次彩排工作。且,當(dāng)場給予指導(dǎo),以便各節(jié)目進行有效的修改。
8、安排主持人,一般是一男一女。讓支持人先熟悉會議項目的順序,以便準(zhǔn)備主持時候的詞。也要對節(jié)目非悉,合理安排上場順序,靈活掌握節(jié)目的時間。
以上幾項內(nèi)容,分別制定負(fù)責(zé)人,來按時落實所負(fù)責(zé)的內(nèi)容準(zhǔn)時提報。并定期,與各負(fù)責(zé)人開會,來相互知會所轄工作階段性的跟進結(jié)果,及時協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)順暢銜接。